Ochrana osobních údajů

Správcem osobních údajů pro akce pořádané Business Meetupem je:

Toto znění platí výhradně pro aktuální pilot a akce Business Meetup. Veřejnou registraci jiné organizace otevřeme až po zveřejnění totožnosti jejího správce, účelů zpracování a jejích vlastních podmínek ochrany osobních údajů.

• identifikační a kontaktní údaje objednavatele a účastníků, zejména jméno, e-mail a volitelně telefon;
• údaje o registraci a objednávce, například vybraná akce, počet míst, cena, sleva, stav objednávky, číslo objednávky a historie nezbytných provozních změn;
• u placené objednávky fakturační údaje, zvolený typ dokladu, adresa a u nákupu na podnikatele také název, IČO a případně DIČ;
• údaje související s platbou a účetním dokladem, například variabilní symbol, stav platby a identifikátory dokladu; Registree neukládá údaje platební karty;
• u schvalované akce odpověď na přihlašovací otázku a volitelný odkaz na LinkedIn;
• technické a bezpečnostní údaje v nezbytném rozsahu, například čas požadavku, interní identifikátory a bezpečnostní otisk používaný proti duplicitnímu nebo nadměrnému odesílání;
• u neočekávané chyby pouze technický kód a typ chyby, část aplikace, prostředí a verzi nasazení, korelační a vybrané interní identifikátory a umístění chyby v kódu; do Sentry neposíláme původní text chyby, obsah požadavku nebo formuláře, cookies, hlavičky, uživatelský profil ani historii kroků;
• strukturální údaje o průchodu veřejnou registrací, například otevření akce, zahájení formuláře, název a stav kroku nebo pole, počet míst, typ zařízení a prohlížeče, kategorie chyby a náhodný identifikátor jednoho zobrazení; hodnoty vyplněných polí do produktové analytiky neposíláme;
• informaci, zda jste si dobrovolně vyžádali novinky o dalších akcích.

Většinu údajů získáváme přímo od objednavatele. Pokud objednavatel registruje další osoby, získáme jejich jméno a e-mail od něj. Objednavatel má tyto osoby o předání údajů a tomto dokumentu informovat.

Stav platby a účetního dokladu získáváme také od použitého fakturačního systému. Údaje o administrátorech organizací získáváme z přihlašovací služby.

• Smlouva a kroky před ní: vytvoření registrace nebo přihlášky, rezervace kapacity, schválení účasti, platba, komunikace k objednávce a zajištění akce.
• Právní povinnost: vystavení a uchování účetních a daňových dokladů a plnění dalších zákonných povinností.
• Oprávněný zájem: ochrana Registree a kapacity akcí proti zneužití, řešení provozních chyb, měření a zlepšování průchodu registrací, prokazování souhlasů, obrana právních nároků a nezbytná interní evidence.
• Souhlas: zasílání informací o dalších akcích, pokud jste si je výslovně vyžádali. Souhlas můžete kdykoli odvolat, aniž to ovlivní registraci nebo účast na akci.

Provozní zprávy ke konkrétní registraci nebo akci nejsou marketing a můžeme je posílat i bez marketingového souhlasu, protože jsou potřebné k poskytnutí objednané služby.

Údaje zpřístupňujeme jen v rozsahu potřebném pro uvedené účely, zejména:

• pořadateli a pověřeným členům týmu dané akce;
• poskytovateli hostingu a databázové infrastruktury Railway;
• službě Resend pro odesílání a vyhodnocení doručení e-mailů;
• službě Fakturoid pro fakturaci, platební údaje a párování stavu dokladů;
• službě Clerk pro přihlášení a správu účtů organizátorů;
• službě PostHog Cloud EU pro cookieless produktovou analytiku veřejné registrace;
• službě Sentry s uložením dat v EU pro diagnostiku neočekávaných chyb;
• službě Google Cloud Storage v EU pro soukromé šifrované technické zálohy databáze;
• účetním, právním a technickým poradcům vázaným povinností mlčenlivosti a orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

Někteří technologičtí dodavatelé mohou zapojit zpracování mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě se přenos opírá o odpovídající právní mechanismus podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

• Údaje o registraci, účastnících a objednávce uchováváme po dobu potřebnou k uspořádání akce, zákaznické podpoře a vypořádání práv a povinností, nejdéle tři roky od skončení akce. Déle je držíme jen v rozsahu potřebném pro probíhající spor, kontrolu nebo jinou právní povinnost.
• Odvozený seznam účastníků stažený pro obsluhu vstupu není trvalý archiv. Pověřený pořadatel bezpečně odstraní lokální CSV a skartuje tištěnou kopii nejpozději 24 hodin po skončení akce; výjimkou je pouze zdokumentovaný incident nebo právní spor.
• Účetní a daňové údaje uchováváme po dobu stanovenou příslušnými účetními a daňovými předpisy. Tato doba může být delší než doba provozní evidence registrace.
• Údaj o dobrovolném odběru novinek používáme do odvolání souhlasu, nejdéle však tři roky od poslední prokazatelné interakce, pokud si další komunikaci znovu nevyžádáte.
• Surové cookieless produktové analytické eventy uchováváme nejdéle 12 měsíců.
• Běžné bezpečnostní a chybové technické záznamy uchováváme nejdéle 90 dnů. Záznamy nutné k vyřešení konkrétního incidentu můžeme uchovat nejdéle jeden rok po jeho uzavření, nebo po dobu trvání souvisejícího řízení.
• Šifrované technické zálohy databáze uchováváme 35 dnů; po smazání může poskytovatel držet kopii ještě nejvýše 7 dnů pro obnovu. Celková doba proto nepřesáhne 42 dnů.

Pokud probíhá spor, kontrola nebo řízení, můžeme nezbytné údaje uchovat do jeho ukončení.

Podle okolností máte právo:

• získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a přístup k nim;
• požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
• požádat o výmaz nebo omezení zpracování, dovoluje-li to zákon;
• získat údaje v přenositelném formátu, pokud jsou splněné zákonné podmínky;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• kdykoli odvolat marketingový souhlas a vznést námitku proti přímému marketingu.

Žádost pošlete na jsem@radekduha.cz. Než údaje zpřístupníme nebo změníme, můžeme přiměřeně ověřit vaši totožnost. Některé údaje nemůžeme vymazat, pokud je musíme uchovat ze zákona nebo pro ochranu právních nároků.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web uoou.gov.cz. Budeme rádi, když nám nejprve dáte možnost problém napravit přímo.

Pole označená ve formuláři jako povinná potřebujeme k registraci, komunikaci nebo vystavení dokladu. Bez nich objednávku nemůžeme dokončit. Telefon, LinkedIn a marketingový souhlas jsou dobrovolné, pokud formulář konkrétní schvalované akce výslovně nestanoví jinak.

Na základě dvou samostatných souhlasů můžeme spojit registraci a skutečně potvrzenou platbu s návštěvou Business Meetup webu v Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) a s reklamním kliknutím v LinkedInu (LinkedIn Ireland Unlimited Company). Souhlas není podmínkou účasti ani ceny a je oddělený od odběru novinek.

Použijeme pouze příslušný pseudonymní identifikátor návštěvy či kliknutí, veřejné označení akce, čas události a u platby částku v Kč a náhodný identifikátor události. Nepředáváme jména, e-maily, fakturační údaje ani soukromou adresu objednávky. Identifikátory pro propojení držíme nejvýše 30 dní a po odvolání je odstraníme. Souhlas odvoláte na stránce objednávky. Již odeslaná data se tím automaticky nevymažou.

Podrobnosti o cookies, příjemcích, retenci GA4 a odvolání souhlasu najdete na stránce Měření registrací a plateb.

Registree automaticky počítá cenu, slevu, dostupnou kapacitu a stav platby. Neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně závažné účinky. Přihlášky ke schválení posuzuje pořadatel.

Bez samostatného souhlasu nepoužíváme údaje návštěvy k reklamnímu měření registrace. Nezbytné cookies a podobné technické prostředky používáme pro bezpečné přihlášení organizátorů, zachování provozního kontextu a ochranu služby.

Pro měření fungování registračního procesu používáme PostHog v režimu bez cookies. Produktová analytika neukládá svůj identifikátor do cookies, localStorage ani sessionStorage a není závislá na volbě v cookie liště. Na běžných mobilních i desktopových prohlížečích je aktivní po celou dobu veřejné registrace. Nenastavujeme trvalou uživatelskou identitu, analytický funnel nespojujeme napříč zařízeními ani samostatnými návštěvami, nevytváříme marketingový profil a případné zablokování analytického požadavku nesmí ovlivnit dokončení registrace.

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, zejména omezení přístupu, oddělení organizací, šifrované spojení, neveřejné odkazy objednávek a audit provozních změn. Žádný systém však nelze považovat za absolutně bezpečný.

Text můžeme upravit při změně Registree, dodavatelů nebo právních požadavků. Aktuální znění vždy zveřejníme na této stránce s novým datem účinnosti. Verzi zobrazenou při odeslání objednávky ukládáme k dané objednávce.